یافتن فناوری مناسب صرفاً قدم اول است. جهت رسیدن به موفقیت حقیقی این تغییر، شما در ابتدا باید بستر فرهنگی و ذهنی آن را فراهم نمایید.
به سبب نوسانات اقتصادی ناشی از بحران در بهداشت جهانی، بسیاری از کسب‌وکارهایی که تا مدت طولانی در برابر تحولات دیجیتالی مقاوت می‌کردند، در نهایت با این مهم روبه‌رو شده‌اند. وضعیت امروزی به‌وضوح با آن‌چه که یک سال پیش بوده، بسیار متفاوت شده است؛ از مصرف‌کنندگانی که تماماً برای خرید و ارتباطات به ابزارهای دیجیتال متکی هستند تا دفاتری که یک شبه، دورکار شده‌اند.
جای تعجب ندارد که مشاغل اکنون در حال ارزیابی مجدد بودجه‌های مرتبط با فناوری خود هستند تا با این تغییرات هم‌سو شوند. مطالعات ابتدای سال جدید میلادی نشان می‌دهد، 77 درصد مدیران ارشد فناوری اطلاعات، تحول دیجیتال را به عنوان مهم‌ترین اولویت بودجه خود عنوان کرده‌اند که اکثر آن به امنیت فضای مجازی، هوش کسب‌وکاری و تجربه‌ی مشتری تخصیص یافته است.
طبق گزارش Twilio، بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر متناسب با استراتژی اتخاذ شده هزینه‌هایی را تقبل کرده‌اند. 79 درصد از تصمیم‌گیرندگان شرکتی، به دلیل بحران بهداشت جهانی، شاهد افزایش بودجه تحول دیجیتال خود بوده‌اند. چالش پیش رو حداکثر سازی ارزشی است که شرکت‌ها از طریق تحول دیجیتالی، خواهان دستیابی به آن هستند. به همین سبب یافتن فناوری مناسب صرفاً قدم اول است. جهت رسیدن به موفقیت حقیقی در این تغییرات، شما در ابتدا باید بستر فرهنگی و ذهنی آن را فراهم نمایید.
رفاه و درک پیچیدگی‌های آدمی در اولویت است
وقتی صحبت از تحول دیجیتال می‌شود، دو جنبه اساسی برای آموزش وجود دارد. یکی، نحوه استفاده از یک ابزار جدید، یا برای ساده‌سازی فرآیند موجود یا ایجاد یک فرایند جدید؛ و دوم، انتقال این مفهوم است که چگونه این تغییرات سبب توسعه فردی کارمند می‌شود.
اولین مورد واضح است و چیزی است که همه ما می‌دانیم، و حتی می‌توان به راحتی از آن چشم‌پوشی کرد. تنها با چند جلسه یا کتابچه راهنمای کاربر، مطمئناً، کارمندان شما یاد خواهند گرفت که چگونه از سیستم‌های جدید استفاده کنند. اما ما در اینجا نگران فرآیند تحول دیجیتال هستیم و آموزش مورد اول به‌تنهایی کافی نیست.
آموزش باید در جهت نقش‌ها و نیازهای کارمندان شما باشد. اغلب، مدیران از مزایای ایجاد شده برای کارمند چشم‌پوشی کرده و سبب شکل‌گیری تناقض در سرمایهگذاریهای موثر آتی می‌شوند. عاملان تحول معمولاً توجه زیادی به چیستی و کدامی دارند و به چرایی و چگونگی مسئله علاقه‌ای نشان نمی‌دهند.
به‌عبارتی تحول به این مهم می‌پردازد که برای مثال، {چگونه} یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند همکاری با همتایان اروپایی‌تان را آسان‌تر سازد؛ و {چرا} باید از این ابزارها استفاده کرد. با طی کردن این پروسه‌ها انتخاب گزینه الف یا ب در مراحل بعدی به بحث گذاشته می‌شود.
این تمایز در رویکرد، نیازمند درگیری منابع هم‌راستا با استراتژی‌ها می‌باشد تا مطمئن شود که آموزش‌ها در جهت رسیدن به نتایج دلخواه، فرآیندها را به‌نحوی اثربخش شکل دهند. هرچند باید درنظر داشت که آموزش تنها قسمتی از تحول را در خود جای داده است و پذیرش دیجیتال شایسته به اصطلاح یک ماراتن است، نه یک مسابقه دو سرعت؛ و در آن به استقامت نیاز داریم.
حرکت از آموزش به تحول دیجیتال
شما اولین قدم را با روشن کردن مزایای ایجاد شده برای کارکنان برداشته‌اید. اما اگر آن‌ها در این زمینه با مشکلی روبه‌رو شوند، اثرات عنوان‌شده می‌تواند به سرعت محو شود. حال اگر کارمندی از درک رابط کاربری جدید عاجز باشد یا بابت تغییرات ناگهانی احساس سردرگمی کند، در این شرایط خستگی و اضطراب به‌سرعت بر فضا حاکم شود.
درنهایت، زمانی‌که نوبت به ترقی می‌رسد، خود فناوری به نوبه خود کلید راه‌گشا نیست، بلکه این مهم منوط به افراد است. یافتن راهی برای ارتباط با کارمندانتان در سطحی انسانی‌تر، تحول دیجیتال را بسیار آسان‌تر می‌کند.
یک روش برای دستیابی به این هدف، پرورش و تعیین رهبرانی برای پیاده‌سازی است که مسئول تحویل، پذیرش و بهبود فناوری و فرآیندهای جدید خواهند بود. بخش عمده‌ای از این مهم، ایجاد چهره تغییرات دیجیتال در داخل و طلایه‌دار بودن رهبران در این خصوص در ارتباط با کارمندان در طول این مسیر است.
اما آن‌ها همچنین برای درک رفتار کارمندان، یافتن عوامل موثر در موفقیت و ابعاد مشکل‌زا، نیازمند استفاده از داده‌ها می‌باشند. بر اساس مقاله اخیر گارتنر، چالشی اساسی در بین رهبرانی یافت می‌شود که بیان می‌کنند “شناسایی معیارهایی برای اندازه‌گیری سطح تحول دشوار است.”
(شایان ذکر است که کمی‌سازی مقولات مهم مدیریتی که انسان عاملی انکارناپذیر در آن شناخته می‌شود، مدت‌هاست که دیگر پاسخ نداده و رویکرد به اصطلاح مهندسی‌وار به این مقولات نتیجتاً سبب ایجاد شکافی عمیق در درک این مفاهیم بین کارمند و مدیر شده است. معیار، اندازه‌گیری و کنترل متغیرها، ادبیات رویکردی از مدیریت بوده که دیگر جایی در گفتمان حاضر بزرگان علوم انسانی ندارد و امروزه صحبت از داستان و روایت رهبران از استراتژی‌های سازمانی آن‌ها است. پیشنهاد می‌شود با بررسی مباحث تفسیرگرایانه باری دیگر در باب مفاهیمی نظیر تکنولوژی، سرمایه و مدیریت، اندکی مطالعه و تامل نماییم.)
گارتنر در نهایت توصیه می‌کند با بهره‌گیری از تجارب موجود و آزمون راه‌حل‌های پذیرش دیجیتال، که اساساً ترکیبی از لایه‌های نرم‌افزاری و نتایج شیوه‌های به‌کارگیری آن‌ها در زمینه‌های گوناگون هستند، اجازه می‌دهد تا رهبران این تغییرات، به تزریق دروس آموزشی، پیاده‌سازی نقشه‌ی راه و پیگیری پیشرفت بپردازند. از این مرحله به بعد، به راحتی می‌توان مسائل مربوط به تحول دیجیتال را تشخیص داده و به شما فرصت کافی می‌دهد تا قبل از این‌که خیلی دیر شود، آن‌ها را رفع کنید.
امنیت فضای مجازی مشکلات بسیاری دارد
تحول دیجیتال همچنین خطرات و ریسک‌هایی پیرامون امنیت فضای مجازی را به همراه دارد. طبق گزارش موسسه پونمون در ژوئن امسال، 82 درصد از رهبران امنیت فناوری اطلاعات و سطوح ارشد سازمانی نظرسنجی شده، عنوان داشتند که تغییرات دیجیتالی منجر به حداقل یک نفوذ اطلاعاتی در شرکت‌های آن‌ها شده است.
با استفاده از ابزارها و سرویس‌های دیجیتال بیشتر در نقاطی که نظارت کمتری دارند، پتانسیل آسیب‌پذیری و درز اطلاعات گسترش می‌یابد. این مهم، موضوعی نیست که بشود از آن چشم‌پوشی کرد.
جدا از آسیب آشکاری که نفوذ اطلاعاتی می‌تواند ایجاد کند، تحول دیجیتال نیز در کنار آن ضربه بزرگی را متحمل می‌شود. اگر مردم اطمینان نداشته باشند که فناوری جدیدی که با آن کار می‌کنند ایمن است، تا جایی که بتوانند از استفاده از آن خودداری خواهند کرد. علاوه‌برآن، این نقض به طور کلی نگرانی‌هایی درباره تحول دیجیتال بین ذی‌نفعان ایجاد خواهد کرد.
با توجه به اهمیت عنوان‌شده، مشارکت مستمر تیم امنیتی و اطلاعاتی شما در این تحول در تمامی سطوح، بهره‌گیری و اشتراک‌گذاری دانش آن‌ها در کنار حرکت موازی فعالیت کارکنان با مطابق با استراتژی‌های اتخاذ شده حیاتی به‌نظر می‌رسد. لازم به ذکر است که ارتباط و همکاری با نهادهای بزرگ‌تر می‌تواند در اعتماد به‌نفس تیم‌ها و القای حس اطمینان در داخل سازمان را برای حرکت بهبود بخشد.
و در آخر، اطمینان حاصل کنید که تیم امنیتی واطلاعاتی شما سرمایه و پشتیبانی مورد نیاز خود را بتوانند فراهم کنند. از مشارکت آن‌ها در پروژه‌ها برای موفقیت تحول نباید غافل شوید، با این‌حال اگر منابع لازم برای انجام شایسته کار خود را نداشته باشند، فعالیت‌های شما اثربخشی خود را از دست خواهد داد.
تحول دیجیتال، در بستری امن، ارزش منابع مصرفی را دارد
تمامی موارد ذکر شده در بالا حجم زیادی از کار را می‌طلبد، از این رو شما ممکن است با درنظر گرفتن هزینه و زمان بخواهید از آن صرف نظر کنید و از خود بپرسید که آیا راه ساده‌تری نیز وجود دارد؟ جالب است بدانید، فقط 12 درصد از مدیران ارشد فناوری اطلاعات، آموزش را به عنوان یک امر مهم در مورد دورکاری ذکر کرده‌اند و این نگران‌کننده می‌باشد. افزایش هزینه‌های آموزش، ناشی از تکرار دوره‌ها درکنار آموزش‌های بی‌ثمر، سبب مانع‌سازی و کاهش سرعت کارمندان شده و عدم شناسایی و توجه به این مشکل فقط آن را تشدید می‌کند.
تحول دیجیتال را درست انجام دهید تا از این تهدید بتوانید فرصت و فرصت‌های دیگری خلق کنید. علاوه بر این، تلاش‌های شما برای تحول دیجیتال موثرتر و سریع‌تر اجرا شده و درنهایت مزایای بیشتری را به ارمغان خواهد آورد.
دستیابی به تحول دیجیتال آسان نیست اما ضروری است و هیچ میانبری وجود ندارد. رهبران سازمان جهت هدایت موفق این تغییر، ضروری خواهند بود؛ بنابراین مطمئن شوید که پشتیبانی و منابع مورد نیاز در دسترس باشند.
نویسنده: رالف کاتچوک، وبسایت آنترپرنر
مترجم: مهرداد شیرقاضی، پژوهشگر موسسه فرآیند دهم